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CONTRATTI DIGITALI: TUTTI I VANTAGGI PER LA TUA AZIENDA

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Risparmi tempo, riduci i costi e monitori il processo di avanzamento del contratto in qualsiasi momento e da qualsiasi device. Ecco i vantaggi generati dalla gestione dei contratti digitali. Uno step in più verso una completa digitalizzazione dei processi aziendali. Per approfondire leggi il focus.

 

Secondo l’impianto normativo europeo, italiano e le specifiche tecniche di implementazione, è ora possibile dematerializzare completamente la gestione dei contratti sottoscrivendoli con firma elettronica legalmente valida e conservandoli in un archivio digitale.

 

Perché passare ai contratti digitali?

 

Per una gestione full digital delle attività, i contratti digitali rappresentano la chiave di volta. Una soluzione sicura e semplice che si sta diffondendo sempre di più fra le aziende perché migliora la governance della documentazione e consente degli evidenti risparmi di tempo e denaro.

 

Poter gestire un contratto digitale da qualsiasi device e a qualsiasi ora accelera inevitabilmente le tempistiche di ricezione, compilazione, invio e archiviazione. Se a ciò si aggiunge che si riduce al minimo lo spreco di carta, si ammortizzano i costi ed è possibile farlo firmare attraverso una firma elettronica avanzata e dunque con una sottoscrizione legalmente valida, il gioco è fatto.

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Il ciclo di vita di un contratto digitale in 5 fasi:

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Contratti digitali, come conservarli a norma

 

Nel caso dei contratti digitali, la conservazione a norma è obbligatoria. Le aziende, ormai, si sono dotate di numerosi strumenti software che consentono di conservare i documenti in formato digitale e a norma. Questo è un processo essenziale per proteggere tutti quei dati che, a distanza di tempo dalla sottoscrizione, possono essere oggetto di controllo o di contenzioso da parte di terzi.

 

A dettare le regole è stata l’Agenzia per l’Italia Digitale che ha stilato le Linee guida sulla Formazione, Gestione e  Conservazione dei documenti informatici, secondo le quali anche i contratti digitali per essere efficaci sotto il profilo legale, devono, attraverso la firma, favorire l’identificazione informatica dell’autore.

 

Sicurezza, immodificabilità ed integrità sono le tre principali garanzie della conservazione che attraverso i suoi processi garantisce l’accessibilità ai dati nel tempo.