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Gestione documentale: cosa si intende?

 

La gestione documentale è un processo informatico dei documenti che può essere suddiviso in tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione a norma.

Un sistema di gestione documentale è delegabile a terzi. Ti stai chiedendo che cosa si intende per sistema di gestione documentale? Semplice! Parliamo di una soluzione software utilizzata per centralizzare, organizzare e condividere i documenti in sicurezza. All’aumentare della complessità di procedure e normative, cresce la quantità di informazioni da gestire.

 

Gestione documentale: quali sono i requisiti?

 

Un sistema di gestione documentale per essere efficiente e sicuro deve seguire specifiche procedure e utilizzare precisi strumenti informatici in grado di governare in modo efficace ogni singolo accadimento che coinvolge la vita del documento.

Ma come organizzare i documenti aziendali? Tutto deve essere finalizzato al corretto adempimento degli obblighi di natura amministrativa, giuridica, archivistica e all’osservanza dei principi generali in materia di trattamento dei dati personali, anche mediante un’adeguata analisi del rischio. Devono essere perseguiti obiettivi di accessibilità alle informazioni in entrata e in uscita, coniugando la compliance normativa con le esigenze e i bisogni pratici del lavoro quotidiano.

 

Best Practice per una corretta gestione documentale:

 

  • La gestione dei documenti informatici dovrà avvalersi di workflow documentali e sistemi di Document & Content Management (per la gestione dei contenuti, per l’assegnazione di responsabilità e permessi a differenti categorie di utenti, per la descrizione delle attività del flusso di lavoro etc. etc.) di Document management system (per l’archiviazione, la ricerca, il controllo delle versioni, i metadati, la sicurezza logica e fisica del dato, l’indicizzazione, la riproduzione etc. etc.)
  • Essenziale un manuale di gestione documentale per la descrizione del sistema di gestione informatica dei documenti (obbligatorio nella Pubblica Amministrazione)
  • Dovrà essere incaricato un Responsabile della gestione documentale
  • Dovrà essere adottato un sistema di Conservazione a norma di legge da realizzarsi in ottemperanza a quanto disposto dal CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) e dalle vigenti Linee Guida AgID ai fini dell’autenticità, integrità, leggibilità, reperibilità e legalità nel tempo dei documenti sottoposti a gestione documentale
  • Dovrà essere adottato un manuale di conservazione per la definizione della struttura organizzativa, delle modalità operative, delle procedure interne, degli standard e delle regole adottate

 

Cerchi la migliore soluzione per gestire i documenti?

 

La gestione documentale consente di digitalizzare i processi gestendo l’intero ciclo di vita del documento in modo organizzato e migliorando l’efficienza di aziende di ogni dimensioneLe caratteristiche di una piattaforma per la gestione documentale efficiente sono:

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Chi è il responsabile della gestione documentale?

 

Il responsabile della gestione documentale è una figura fondamentale all’interno di un’azienda e diventa obbligatoria per la Pubblica Amministrazione. Generalmente questo incarico viene ricoperto da un dirigente o un funzionario che presenta precisi requisiti professionali oppure ha competenze tecnico archivistiche.

Il responsabile della gestione documentale, in sostanza, gestisce i flussi documentali digitali in azienda, definisce le politiche di accesso al sistema stabilendo “chi fa cosa” (inserimento, modifica o consultazione dei documenti informatici) ma non solo. Se andiamo nel dettaglio, infatti, fra le principali funzioni troviamo:

  • la predisposizione delle procedure per un corretto svolgimento delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo
  • la predisposizione di tutte le misure organizzative necessarie per l’introduzione del registro del protocollo informatico unico
  • l’elaborazione di un piano di conservazione dei documenti, inviando periodicamente al sistema di conservazione i fascicoli relativi a procedimenti chiusi
  • In ultimo, in coordinamento col responsabile della conservazione, è parte attiva alle operazioni di scarto nel rispetto della normativa sui beni culturali