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La gestione documentale è un processo informatico dei documenti che può essere suddiviso in tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione a norma.
Un sistema di gestione documentale è delegabile a terzi. Ti stai chiedendo che cosa si intende per sistema di gestione documentale? Semplice! Parliamo di una soluzione software utilizzata per centralizzare, organizzare e condividere i documenti in sicurezza. All’aumentare della complessità di procedure e normative, cresce la quantità di informazioni da gestire.
Un sistema di gestione documentale per essere efficiente e sicuro deve seguire specifiche procedure e utilizzare precisi strumenti informatici in grado di governare in modo efficace ogni singolo accadimento che coinvolge la vita del documento.
Ma come organizzare i documenti aziendali? Tutto deve essere finalizzato al corretto adempimento degli obblighi di natura amministrativa, giuridica, archivistica e all’osservanza dei principi generali in materia di trattamento dei dati personali, anche mediante un’adeguata analisi del rischio. Devono essere perseguiti obiettivi di accessibilità alle informazioni in entrata e in uscita, coniugando la compliance normativa con le esigenze e i bisogni pratici del lavoro quotidiano.
Cerchi la migliore soluzione per gestire i documenti?
La gestione documentale consente di digitalizzare i processi gestendo l’intero ciclo di vita del documento in modo organizzato e migliorando l’efficienza di aziende di ogni dimensione. Le caratteristiche di una piattaforma per la gestione documentale efficiente sono:
Il responsabile della gestione documentale è una figura fondamentale all’interno di un’azienda e diventa obbligatoria per la Pubblica Amministrazione. Generalmente questo incarico viene ricoperto da un dirigente o un funzionario che presenta precisi requisiti professionali oppure ha competenze tecnico archivistiche.
Il responsabile della gestione documentale, in sostanza, gestisce i flussi documentali digitali in azienda, definisce le politiche di accesso al sistema stabilendo “chi fa cosa” (inserimento, modifica o consultazione dei documenti informatici) ma non solo. Se andiamo nel dettaglio, infatti, fra le principali funzioni troviamo: