Global Office Italia S.r.l.
Sede Legale: Via Roccaromana 30 - 95124 Catania - Sede Operativa: SS 114 Km122,200 CT-SR - 96011 Augusta (SR)
Cod. fisc., partita iva e n. iscr. reg. imprese Catania 04608070878
©2023. Tutti i diritti sono riservati
LINEE GUIDA AGID:
GESTIONE DOCUMENTALE E CONSERVAZIONE DIGITALE
Il 2022 inizia all’insegna del cambiamento anche nell’ambito della gestione documentale e della conservazione digitale o a norma che dir si voglia. Sono entrate ufficialmente in vigore, infatti, le nuove linee guida AgID sul documento informatico. Per approfondire leggi il focus.
L’ora X è scattata il 1° gennaio di quest’anno, quando l’Agenzia per l’Italia digitale ha fissato la deadline per adeguarsi alle nuove regole.
Regole che coinvolgono tutte le realtà pubbliche e private che devono eseguire la conservazione sostitutiva dei documenti digitali originali per archiviarli secondo obblighi civilistici e fiscali.
L’adeguamento dei sistemi alle nuove linee guida AgID sul documento informatico, in realtà, era un passaggio atteso da diverso tempo. Inizialmente, infatti, la scadenza era stata prevista per giugno 2021 e solo, successivamente, prorogata al 2022. Adesso, dunque, non c’è più via di uscita…
Entriamo nel dettaglio e capiamo quali cambiamenti sono stati predisposti per quanto riguarda la gestione documentale e la conservazione digitale.
Linee guida AgID documento informatico, cosa cambia?
C’è chi parla di svolta epocale nella ristrutturazione dei processi di gestione e conservazione digitale. Effettivamente le nuove linee guida rappresentano un netto cambio di passo: dai nuovi formati di file e metadati alle operazioni di selezione e scarto dei documenti informatici per arrivare all’identificazione di nuovi ruoli e responsabilità. Ma ecco cosa cambia:
Il responsabile della gestione documentale
Secondo le nuove linee guida AgID sul documento informatico relative alla gestione documentale, i soggetti afferenti alla pubblica amministrazione dovranno nominare un responsabile della gestione documentale e “un suo vicario in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche“.
Saranno loro a dover organizzare un manuale di gestione documentale curandone l’aggiornamento periodico in caso di cambiamenti normativi, tecnologici o procedurali.
A curare il servizio ci deve essere un dirigente cioè un funzionario in possesso di idonei requisiti professionali o con competenza tecnico archivistica acquisita con processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente. Deve essere lui ad istituire un servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi in ciascuna delle grandi aree organizzative omogenee.
Il manuale di gestione documentale
“Il manuale di gestione documentale – si legge nel pdf ufficiale – descrive il sistema di gestione informatica dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi”.
Il responsabile della conservazione digitale
Sono sempre le nuove linee guida AgID sul documento informatico a dettare le regole. I termini entro cui i documenti digitali devono essere trasferiti in conservazione sono conformi alla normativa vigente e al piano di conservazione.
È essenziale che vengano adottate sempre procedure, tecnologie e regole che garantiscano le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità per consentire l’accesso all’oggetto conservato per tutto il periodo previsto dalla legge.
Anche in questo caso deve esserci una figura che possa ricoprire il ruolo di responsabile della conservazione e che agisca secondo quanto previsto dall’art. 44, comma 1-quarter, del CAD.
Chi ricoprirà questo compito dovrà definire ed attuare le politiche del sistema di conservazione governandone la gestione in piena autonomia e responsabilità.
“Il responsabile della conservazione – si legge nel documento – che opera d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi, può affidare ai sensi dell’articolo 34. comma 1-bis, lettera b), la conservazione dei documenti informatici ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative, tecnologiche e di protezione dei dati personali“.
E anche in questo caso verrà redatto un manuale di conservazione.
Il manuale della conservazione digitale
Il manuale di conservazione è un documento informatico che deve illustrare in modo preciso l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i loro ruoli nonché il modello di funzionamento, la descrizione del processo, le misure di sicurezza adottate e tutte le informazioni utili alla gestione, nel tempo, del sistema di conservazione.
Nello stesso documento devono essere dettagliate, per esempio, le responsabilità e gli obblighi dei vari soggetti che intervengono nel processo oppure la descrizione delle tipologie di oggetti digitali sottoposti a conservazione.
Le linee guida AgID sul documento informatico garantiscono un adattamento costante ai cambiamenti imposti dall’incessante rivoluzione digitale.
Se stai cercando di fare ordine fra le tante novità e cerchi un software di gestione documentale che possa supportare il tuo lavoro in azienda in coerenza con il quadro normativo e attuativo in materia di digitalizzazione, ARXivar NEXT può fare al caso tuo anche con la sua versione in cloud ARXivar READY.
Sarà per te semplice centralizzare, organizzare e condividere i tuoi documenti in sicurezza ottimizzando la gestione delle informazioni e dei processi amministrativi secondo la compliance normativa. E non solo…
ARXivar propone anche soluzioni di conservazione digitale accreditate AgiD in house oppure un servizio in outsourcing che gestisce per conto della tua azienda tutte le fasi del processo di conservazione elettronica a norma.